મહેમાનોની વ્યવસ્થિત અને પરફેક્ટ યાદી એ કોઈપણ પ્રસંગની સફળતાની અનિવાર્ય જરૂરિયાત છે. આ માટે દરેક સ્વજનોના પોસ્ટલ એડ્રેસ, લેન્ડલાઈન અને મોબાઈલ નંબરો તથા ઈ-મેઈલ આઈ.ડી. વિ. વિગતો એકત્રિત કરવી જરૂરી છે.

આ માટે પ્રસંગ પહેલા ઘણા સમયથી જ તૈયારી કરવી જરૂરી છે. આ બધી વિગતો ફોનથી તો એકત્રિક કરી જ શકાય. પણ તે સિવાય ગુગલ ફોર્મ્સનો ઉપયોગ કરીને કે કસ્ટમાઈઝ્ડ એપ્લિકેશન બનાવરાવીને પણ સીધી જ ઈલેક્ટ્રોનિક ફોર્મમાં પણ માહિતી એકત્ર કરી શકાય.

સ્વજનોની આ વિગતો ગ્રૂપવાઈઝ એકત્રિત કરવાથી કોઈ સગાં-સંબંધી રહી જતા નથી તે પણ સુનિશ્ચિત થશે. વધુમાં, ગ્રૂપવાઈઝ સંખ્યા અલગ અલગ મળી રહેવાથી ઉતારા, રીટર્ન ફૂડ(ભાતુ). રીટર્ન ગીફ્ટ વિ. જેવી બાબતોને હેન્ડલ કરવામાં પણ ઘણી સરળતા રહેશે. ગ્રૂપ કે કેટેગરી નીચે મુજબ સામાન્ય રીતે હોઈ શકે.

 

1.     વર કે વધુના પપ્પાના સગાં ભાઈઓ-બહેનો

2.     પપ્પાના કાકા-દાદા-ફૈબા વિ. કુટુંબીજનો (તેમના પુત્ર-પુત્રીઓની વિગતો)

3.     પપ્પાના મામા-માસી વિ. મોસાળના કુટુંબીજનો

4.     પપ્પાના મિત્રો (મહોલ્લો, શાળા, કૉલેજ, અન્ય)

5.           મમ્મીના કાકા-દાદા-ફૈબા વિ. કુટુંબીજનો (તેમના પુત્ર-પુત્રીઓની વિગતો)

6.     મમ્મીના મામા-માસી વિ. મોસાળના કુટુંબીજનો

7.     મમ્મીના મિત્રો (મહોલ્લો, શાળા, કૉલેજ, અન્ય)

8.     પડોશીઓ (હાલના, જૂના, બહુ જૂના)

9.     વ્યાવસાયિક સંબંધો

10.   ધાર્મિક ગ્રૂપ

11.   જ્ઞાતિનું ગ્રૂપ

12.   કોઈ સંસ્થા સાથે જોડાયેલા હોય તો તેવા 2-3 ગ્રૂપ.

14.   ઘરમાં તેમજ વ્યવસાયનાં સ્થળે કામ કરતાં કર્મચારીઓ

15.   અન્ય

આ યાદી ફક્ત કંકોત્રીઓ મોકલવા માટેની થઈ. તેથી પ્રસંગ પર પધારનાર મહેમાનોની સંખ્યા માટે આ તમામની સંભવિત કુટુંબ-સંખ્યા પણ નોંધતા જવી જરૂરી છે.