પ્રસંગનું બજેટ કેવી રીતે બનાવવું? (Budget Preparation)

પ્રસંગનું બજેટ કેવી રીતે બનાવવું?

(Budget Preparation)

યોગ્ય અને પદ્ધતિસર બજેટ બનાવેલ હશે તો:

•    અનાવશ્યક ખર્ચ ટાળી શકાશે

•    મહત્વની બાબતોમાં યોગ્ય ખર્ચ કરી શકાશે

•    અંતે કોઈ financial stress નહીં રહે

•    દરેક તબક્કે કેટલો ખર્ચ ક્યાં કરવો તેની ક્લેરિટી મળી રહેશે.

1. મહેમાનોની યાદી (Guest List)

બજેટ માટેનું પહેલું સ્ટેપ મહેમાનોની સંખ્યા નક્કી કરવી તે છે.

લગ્નમાં, મંડપમુહૂર્તમાં, સંગીતસંધ્યામાં, રિસેપ્શનમાં વ. ફંક્શનવાઈઝ સંખ્યા પરથી તમે વેન્યૂની સાઈઝ નક્કી કરી શકશો.

તથા પ્રસંગના 3-4 દિવસ દરમ્યાન ભોજનમાં, રાત્રિરોકાણમાં, રિટર્ન ગીફ્ટમાં કેટલા કેટલા મહેમાનો હશે તેની સંખ્યા પરથી ભોજનની તેમજ એકૉમૉડેશનની વ્યવસ્થા વિચારી શકશો.

આ કામ માટે ટ્રેડીશ્નલ નોટબુકનો ઉપયોગ કરવાને બદલે કમ્પ્યૂટરમાં આ જ કામ માટેની એક Excel File જ બનાવી નાખો.

(મહેમાનોની યાદી બનાવવા માટે અલગથી આપેલ Blog/ Article ખાસ જોજો)

2. બજેટનું આયોજન

સહુથી પ્રથમ પ્રસંગના મુખ્ય વિભાગો બનાવો.

(આ માટે PLAN YOUR EVENT મેનુ તમને મદદરૂપ થશે)

•    Venue (સ્થળ)

•    Catering (જમવાનું)

•    Decoration

•    Invitation (Printed + Digital)

•    Photography / Videography

•    Entertainment (DJ, Music)

•    Clothes & Jewellery

•    Gifts / Return Gifts

•    Miscellaneous (અન્ય ખર્ચ) વ.વ.વ.

આ કામ માટે ટ્રેડીશ્નલ નોટબુકનો ઉપયોગ કરવાને બદલે કમ્પ્યૂટરમાં આ જ કામ માટેની એક Excel File જ બનાવી નાખો.

જરૂર મુજબ તેના પણ ભાગ પાડો.

દા.ત. વેન્યૂ (રાસગરબા) અને વેન્યૂ (લગ્ન);

કપડાં (વર/કન્યા), કપડાં (પપ્પા), કપડાં (મમ્મી), કપડાં (ભાઈ), કપડાં (બહેન); પાર્લર (વર/કન્યા), પાર્લર (મમ્મી), પાર્લર શ્રબહેન), પાર્લર (ભાભી), પાર્લર (મહેમાનો) વ.

3. માર્કેટ રિસર્ચ કરો.

દરેક બાબત માટે 2–3 vendors નો ભાવ મેળવો: (આ માટે આ જ સાઈટ પરની ડિરેક્ટરી તમને ખૂબ જ ઉપયોગી થશે.)

વેન્ડર્સની કમ્પેરિઝન કરો.કમ્પેરિઝનમાં ફક્ત ભાવ ન જોવા.

1. ભાવ

2. ક્વોલિટી

3. નેચર

4. રિવ્યૂ

5. સંબંધ વ.

અને પછી ફાઈનલ કરેલ ફીગરને બજેટમાં સામેલ કરો.

4. કુલ બજેટ ચકાસો.

1.    ઉપર મુજબ મેળવેલ તમામ આંકડાઓ જે-તે આઈટમની સામે મૂકો. સરવાળો કરો.

2.    મહેમાનો ધાર્યા કરતા વધે, છેલ્લે છેલ્લે કઈંક ફેરફારો કરવા પડે, કોઈ વધારાની વ્યવસ્થા આવી જાય, આવી અણધારી બાબતો માટે 10 થી 15 ટકા ખર્ચ ઉમેરો,

3.    હવે જે ખર્ચ આવ્યો તે તમારો ટેન્ટેટીવ ફીગર છે.

5. Budget Trimming

આ ફાઈનલ ફીગર તમારી અપેક્ષા કરતા વધારે હોય તો શું કરી શકાય?

1.    Must Have બાબતોમાં કંઈ જ ફેરફાર ન કરી શકાય. પણ Nice To Have બાબતોમાં ઘટાડો કરી શકાય. દરેક ખર્ચમાં આવી બાબતો હશે જ. તેમને Identify કરો.

2.    જે બાબતો ફક્ત Impress  કરવા માટેની હોય તેના માટે Re-think કરો.

3.    Guest Management ફરીવાર ચકાસો. જરૂર જણાય તો જે ગેસ્ટ અલગ અલગ ફંક્શન્સમાં રિપીટ થતા હોય તેમની સંખ્યા ઘટાડી શકાય.

4.    દરેક ફંક્શન્સ માટે નવાં કોસ્ચ્યૂમ્સને બદલે રેન્ટલ કોસ્ચ્યૂમ્સ લઈ શકાય.

5.    મેનુમાં પણ બચત કરવાની જગ્યાઓ હોય જ છે. દા.ત. બે સૂપને બદલે એક સૂપ રાખી શકાય.

6.    દરેક વ્યક્તિને પ્રિન્ટેડ કંકોત્રી મોકલવાને બદલે મોટ્ટા વર્ગને ફક્ત ડિજીટલ ઈન્વીટેશન મોકલીને ખર્ચ બચાવી શકો.

હા, ખર્ચમાં ઘટાડો કરવાની આ બધી જ બાબતો પરિવારના તમામ સભ્યોએ સાથે મળીને જ વિચારવી જરૂરી છે.

આવી નાની નાની બાબતોનું Micro-thinking કરીને બજેટમાં જરૂરી સુધારાઓ કરો. અને હવે આવશે તમારો રીયલ ફાઈનલ ફીગર.

6. Budget Expansion

એવું પણ બને કે તમારી અપેક્ષા કે ક્ષમતા કરતા ઉપરનો ટેન્ટેટીવ ફીગર ઓછો હોય. તો પછી દરેક બાબતોમાં તમે વધારાની આઈટેમ્સ ઉમેરી શકો. દા.ત.

1. Bride-Groomના performance ઉપરાંત બીજા ઘણાં performancesમાં પણ તમે Cold Fire ઉમેરી શકો.

2. વીડિયોગ્રાફીનો Live display ગોઠવી શકો.

3. તમામ મહેમાનોને રિટર્ન ગીફ્ટ ઉપરાંત કોઈ સરપ્રાઈઝ ગીફ્ટ આપી શકો. વ.વ.વ.

_____________

7. Last Point.

પૂરતા અભ્યાસ અને પૂરતી મહેનત પછી અને એકસ્ટ્રા ફીગરની જોગવાઈ કર્યા પછી ફાઈનલ કરેલ આ બજેટ Fail ન જાય તે માટે...

1.    ઉપર બનાવેલ Excel Fileમાં થયેલ ખર્ચની વિગતો સતત નાખતા રહેવી.

2.    કોઈ બાબતમાં ધાર્યા કરતા વધારે ખર્ચ થતો હોય તો તે મુજબ બીજી કોઈ આઈટમમાં ઘટાડો કરવાનો પ્રયત્ન કરી જોવો.

3.    જે પેમેન્ટ પ્રસંગ પૂર્ણ થયા પછી આપવાનું હોય તેનો ફીગર તો ખાસ ચોક્કસાઈપૂર્વક કન્ફર્મ કરી જ લેવો.

મિત્રો, દરેક વ્યક્તિને પોતાના આંગણે આવેલો મહામૂલો પ્રસંગ યાદગાર રીતે ઉજવવો જ હોય છે. પણ તેમ છતાં, બજેટ હોવું અને તે મુજબ ચાલવું એઠલા માટે જરૂરી છે કે પ્રસંગ પૂર્ણ થાય પછી તેની પૂર્ણતાનો સંતોષ જ મનમાં રહે, કોઈ Financial Stress ન જ રહે.

All The Best.